Sesión 09: Google Calendar

En la novena clase hemos:

• Repasado conceptos del correo electrónico.
• Aprendido a utilizar el servicio de Calendario de Google.
• Creado un evento con invitados.
• Confirmado asistencia a un evento, como invitados.
• Sincronizado el servicio de calendario con nuestro móvil.

Contenido teórico

Introducción a los servicios de Google.
En las anteriores clases hemos estado utilizando el correo electrónico. También aprendimos que los correos electrónicos sirven, no sólo para escribir mensajes, sino que nos identifican de cara a la compañía, nos dan una identidad online.
Gracias a esto, es posible utilizar otros servicios, y especialmente sencillo utilizar servicios de esa misma compañía.
Así, por el mero hecho de tener una cuenta en Microsoft con el correo Hotmail tenemos acceso directo a sus servicios: OneDrive, Office online, Skype, etc.
Del mismo modo, como hemos creado una cuenta de Google al registrar un correo de Gmail, tenemos acceso a los servicios de Google como Calendar, Drive, Docs, Youtube o Blogger.
En esta clase aprenderemos a utilizar Google Calendar.

Google Calendar
Este calendario es un servicio online, como todos los demás que vemos en el curso. Esto presenta una ventaja: Podemos incluir eventos, citas y reuniones en una agenda que estará en Internet, y por lo tanto podremos acceder a ella desde cualquier ordenador, móvil, tablet o dispositivo conectado a la Red desde cualquier punto del mundo. Y con la absoluta tranquilidad de que no perderemos la agenda en nuestros viajes.
Además, el hecho de que sea online permite algo que ha revolucionado la forma de trabajar hoy en día: El trabajo colaborativo.
Podemos crear un calendario y compartirlo con otras personas, para establecer los eventos de forma conjunta y así, diseñar entre un gran equipo el mismo calendario, que puede ser, después, publicado para que otras personas lo vean.
Un ejemplo sería un calendario realizado en cooperación entre varios profesores. Cada uno se encargaría de incluir en él los eventos de su departamento (Música, Inglés, Lengua, Matemáticas) y sus correspondientes fechas de exámenes, excursiones, etc. Luego, este calendario puede ser visto por los alumnos o padres, que podrían consultarlo todo en el mismo lugar.
Esta forma de trabajar permite una mayor eficiencia y una comunicación más rápida y cooperativa, pues se ahorran muchas tareas de plazos de entrega y coordinación.

Acceso y pantalla principal de Calendar
Para acceder a Google Calendar entramos en la web calendar.google.com o bien pulsamos en el Botón de Aplicaciones Google dentro de la página de Google o de nuestro correo Gmail. Este botón son nueve cuadraditos formando un cuadrado en la zona superior derecha. Ahí encontraremos la opción Calendar o Calendario.

A continuación, deberemos de introducir nuestro correo y contraseña de Google para identificarnos. Esto es lo que permite que la información que manejamos sea privada y sólo la veamos nosotros (y quienes nosotros decidamos).
Se abrirá una ventana como la siguiente:

• En la parte superior izquierda encontramos el botón rojo CREAR. Con él creamos eventos rellenando un formulario que veremos más adelante.
• En la zona superior vemos Día, Semana, Mes, 4 días, Agenda. Esto son las diferentes formas de ver la agenda. A veces nos interesa ver todo el mes de una para ver una idea global de las tareas y otras nos interesará ver sólo un día para observar con detalle hora por hora qué hacemos. Se puede ir cambiando la vista según lo necesitemos.
• La parte principal y que más espacio ocupa es la agenda en sí. Se divide en horas al lateral y días en la parte superior. También podemos hacer clic directamente en una celda de esta tabla para agregar un evento en ese momento. Se mostrará el mismo formulario que al pulsar el botón Crear.
• A la izquierda vemos un mini calendario que podemos utilizar para movernos entre fechas buscando la adecuada. También podríamos hacerlo con las flechas de adelante y atrás <  y >.
• Más abajo encontramos "Mis calendarios", donde podremos ver los distintos calendarios que hemos ido creando, por ejemplo podemos tener uno para asuntos personales, otro para el trabajo, estudios, etc. Desde la flecha que hay a su lado podremos crear más calendarios.
• La opción "Otros calendarios" es la lista donde se mostrarán aquellos calendarios que no sean nuestros pero que tengamos permiso para editar. Es decir, aquellos en que colaboremos.

Sólo queda mencionar que arriba a la derecha, como siempre, encontramos el botón de Configuración en forma de engranaje. Con él podemos cambiar las preferencias de nuestra agenda, como el Uso horario, el idioma o el día con el que empieza, etc.

Crear eventos en el calendario
Hemos dicho que el botón Crear es para crear un evento nuevo. Esto abrirá un formulario. A continuación, ahondaremos en cómo funcionaría:

Básicamente escribimos el nombre del evento, que es lo que se verá en nuestro calendario después. En mi ejemplo, Comida familiar.
Después, establecemos la fecha y hora de inicio y de fin. Si es un evento que dura varios días deberemos marcar la casilla "Todo el día" y establecer sólo la fecha de inicio y fin, sin hora.
Sólo nos queda decir dónde es el evento. Lo ideal es escribir la dirección exacta para que Google muestre un mapa de cómo llegar al lugar dentro del evento.
Escogemos en qué calendario se incluirá (si tenemos varios, debemos fijarnos que estamos incluyéndolo en el que queremos). Y también podemos agregar de forma opcional una Descripción.

Con esto ya tendríamos un Evento creado, aunque hay algunas opciones más que pueden interesarnos:

• Archivo adjunto permite adjuntar un documento, cartel o logotipo, por ejemplo.
• Color del evento será el color de fondo con que aparecerá en el calendario. Si no queremos que coja el color habitual de nuestro calendario, lo cambiamos aquí.
• Establecer las notificaciones puede ser útil, especialmente si usamos el calendario en el móvil, porque es el tiempo de antelación con que nos avisará de la cita. Puede ser Notificación o Mail.
• Mostrar como es para establecer si durante esta cita estaremos ocupados o no, y por lo tanto apareceremos como ocupados en el Chat del correo.
• La visibilidad normalmente será privada, aunque si queremos hacer un calendario público deberemos cambiarlo. Así podríamos incluirlo en una página web o blog, por ejemplo.

Al final, es importante no olvidar pulsar el botón GUARDAR que se encuentra arriba o perderemos la información que hemos introducido.

Invitar a personas a nuestro evento
Para invitar a alguien, encontramos en la zona de la derecha un cuadro donde incluir sus direcciones de correo electrónico. De esta forma, les llegará un aviso de la invitación donde podrán confirmar su asistencia con las opción Sí, Quizá y No.
Aquí mismo, en el evento, veremos un resumen de las respuestas. Por ejemplo 9 asistirán; 2 por responder. También habrá un signo de visto al lado de los nombres de los invitados que hayan visto la invitación.
Las personas que hayan confirmado asistencia verán que el evento aparece directamente en su calendario. De esta forma no lo olvidarán y tendrán ahí toda la información disponible, incluido el mapa del lugar de celebración del evento, y cualquier información de relevancia que hayamos incluido en la descripción.
Es recomendable guardar a los contactos frecuentes en los Contactos de Google, como hacíamos en las anteriores lecciones, para facilitar el proceso de invitar a gente a nuestros eventos. Al escribir el nombre saldrá automáticamente su dirección, si lo hemos guardado antes.

Sincronizar el calendario con el móvil
A veces tenemos muchas aplicaciones en el móvil que ni siquiera somos conscientes de que tenemos. Por ejemplo, si utilizamos un dispositivo con sistema Android lo más probable es que tengamos instalado de fábrica este calendario.
La información de este calendario será la misma que veamos en el ordenador. Está asociada a nuestra cuenta de forma que lo único que necesitamos hacer es incluir en Ajustes la cuenta de Google que tenemos y el calendario se sincronizará automáticamente.

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